How to send promotional email

Written By : Masnun
আমি গত প্রায় ১ বছর ধরে আমার বর্তমান কর্মস্থলে একটা “ইমেইল প্লাটফর্ম” নিয়ে কাজ করছি । এই প্লাটফর্মের মূল কাজ নানা চাকরি বাকরির খবর টার্গেট অডিয়েন্সের কাছে ইমেইল করা । এখানে আমাদের ব্যবহারকারীরা নির্দিষ্ট ধরনের জবের জন্য সাইন আপ করে । এরপর আমরা তাদেরকে জব এ্যালার্ট পাঠাই । এই কাজ করতে গিয়ে ভাবলাম আমার অভিজ্ঞতা থেকে কিছু লিখে ফেলি । আমি চেষ্টা করবো পয়েন্ট আকারে কিছু পরামর্শ দিতে ।
জিমেইল ব্যবহার করবেন না – জিমেইল এর ফ্রী পপ কিংবা আইম্যাপ সার্ভিস দিয়ে খুব সহজেই অনেক ইমেইল পাঠানো যায় । একারনে অনেকেই ইমেইল অটোমেশনের জন্য প্রথমেই জিমেইল ব্যবহার করা শুরু করে । জিমেইল ব্যবহার করার দুটো সমস্যা আছে – ১) জিমেইল এর নির্দিষ্ট লিমিট আছে ২) ফ্রী-ইমেইল সার্ভিস ব্যবহার করে গনহারে ইমেইল করলে আপনার “রেপুটেশন” নিয়ে সমস্যা হবে । রেপুটেশন জিনিসটা নিয়ে একটু পরে আলোচনা করবো । দ্বিতীয় পয়েন্টটার কারনে আমাদের উচিৎ যে কোন ফ্রী ইমেইল প্রোভাইডার এ্যাভয়েড করা ।
নিজের সার্ভার থেকে ইমেইল করবেন না – যারা cPanel ব্যবহার করে অভ্যস্ত এদের অনেকেই পিএইচপির mail() ফাংশন ব্যবহার করে সার্ভার থেকে ইমেইল করতে চান । আবার অনেকে আছেন একটু বেশী অভিজ্ঞ, যারা পোস্টফিক্স কিংবা অন্য কোন ইমেইল সার্ভার রান করে সেখান থেকে ইমেইল করতে আগ্রহী । এই পদ্ধতিতে দুটো সমস্যা হতে পারে – ১) আপনার ইমেইল বেশীরভাগ ক্ষেত্রে স্প্যাম এ যাবে ২) আপনার সিস্টেম স্কেইল করবে না । আজকাল বেশীরভাগ ইমেইল সার্ভিসই তার ব্যবহারকারীদের নিরাপত্তার খাতিরে নানা ধরনের প্রটোকল ব্যবহার ও চেক করে । আমাদের জন্য এই জিনিসগুলো ঠিক ঠাক মত কনফিগার করা সহজ কথা না । আর যখনই কনফিগারেশন ভুল হবে তখনই ইমেইল ইনবক্সে না যাওয়ার সম্ভাবনা বাড়বে । আর যখন আপনার এক সাথে অনেক বেশী ইমেইল পাঠানোর দরকার হবে, তখন দেখা যাবে আপনার এসএমটিপি সার্ভার বটলনেক । আপনি হয়তো সেকেন্ডে ১০ হাজার ইমেইল কিউ করছেন কিন্তু সে ডেলিভার করে পারছে না । এইটা একটা বড় সমস্যা হয়ে দাড়াবে পরবর্তীতে ।
ট্র্যান্জাকশনাল ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার ব্যবহার করুন – সেন্ডগ্রিড, ম্যান্ড্রিল, মেইলগান এর মত অনেক জনপ্রিয় সার্ভিস আছে যারা ইমেইল পাঠানোর কাজটা সহজ করে দিবে । এসব ক্ষেত্রে আপনাকে জাস্ট আপনার ডোমেইনটা ভেরিফাই করতে হবে । বাকি যেসব জরুরী জিনিসপত্র তা সব এরাই হ্যান্ডল করবে আপনার জন্য ।
রেপুটেশন বিল্ড আপ করুন – ম্যাস ইমেইলিং এর ক্ষেত্রে রেপুটেশন টা বিল্ড আপ করা জরুরী । আপনার ইমেইল এ্যাড্রেস বা ডোমেইন যদি একবার স্প্যামার হিসেবে (কু)খ্যাতি পেয়ে যায় তাহলেই সর্বনাশ । জিমেইল এর মত সার্ভিস গুলো রেপুটেশন নিয়ে খুবই সিরিয়াস । তাই এই ব্যাপারে নজর দিতে হবে । রেপুটেশন ভালো করার জন্য এই স্টেপ গুলো নিতে পারেন – * আপনার ইমেইল প্রোভাইডার সার্ভিস যদি ডেডিকেটেড আইপি প্রোভাইড করে তাহলে চেষ্টা করুন ডেডিকেটেড আইপি নিয়ে নিতে * শুরুতেই একবারে বেশী ইমেইল পাঠাবেন না । আস্তে আস্তে ভলিউম বাড়ান । যেমন: প্রথম দিনে ২ হাজার, দ্বিতীয় দিনে ৪ হাজার – এভাবে আস্তে আস্তে পাঠানো ইমেইলের পরিমান বৃদ্ধি করুন । * ইমেইলে অবশ্যই আনসাবস্ক্রাইব অপশন রাখতে হবে । সম্ভব হলে এই ইমেইলটি আপনি কেন পাঠাচ্ছেন সেটা ফুটারে ছোট্ট করে উল্লেখ করুন । যেমন: You’re receiving this email because you signed up for our email alerts. * অবশ্যই অবশ্যই কাউকে জোর করে বা কারও সম্মতি না নিয়ে ইমেইল পাঠাবেন না । যদি কেউ আপনার ইমেইল নিয়ে রিপোর্ট করে বা যদি গনহারে লোকজন আপনার ইমেইলকে স্প্যাম হিসেবে মার্ক করা শুরু করে তাহলে আপনার রেপুটেশন শেষ । * যদি আপনি নিয়মিত ইমেইল পাঠাতে চান (যেমন: মেইলিং লিস্ট, ডেইলি ইমেইল এ্যালার্ট) তাহলে ঐ ইউজার সাইন আপ করার সময়ই একটা ওয়েলকাম ইমেইল পাঠিয়ে দিন । অর্থাৎ সরাসরি তাকে রেগুলার ইমেইল পাঠানো শুরু করবেন না । * ইমেইলে এইচটিএমএল ভার্সনের সাথে অবশ্যই ব্যাসিক টেক্সট ভার্সনও পাঠাতে হবে । অনেক সার্ভিস আছে যারা অটোম্যাটিক্যালি এটা করে দিবে আপনার জন্য । * ইমেইলের কন্টেন্ট খুবই গুরুত্বপূ্র্ন । অপ্রয়োজনীয়ভাবে ইমেইজ ব্যবহার করবেন না । পর্যাপ্ত পরিমানে টেক্সট কন্টেন্ট থাকা জরুরী । অনেকে আছেন পুরা ইমেইলই একটা ইমেইজ আকারে পাঠান । এইটা খুবই নেগেটিভ রেপুটেশন ক্যারি করে । * এইচটিএমএল মেইল পাঠালে অবশ্যই মার্ক আপ চেক করে নিবেন । ভাঙ্গা-চোরা এইচটিএমএল কেউই পছন্দ করে না । * কন্টেন্ট পার্সোনালাইজ করার চেষ্টা করুন । যেমন, যাকে ইমেইল পাঠাচ্ছেন, তার নাম ধাম সহ সুন্দর করে গ্রিট করুন । মেসেজের কন্টেন্টও যতটা পারা যায় প্রত্যেক ব্যবহারকারীর জন্য ইউনিক করার চেষ্টা করুন । * একাধিক টেম্প্লেট ব্যবহার করুন । টেম্প্লেটের ভ্যারিয়েশন রাখা ভালো ।
সর্বোপরি বিচার বিবেচনা করে ইমেইল করুন । আপনার ইমেইলে কেউ বিরক্ত হলে সেটার ইফেক্ট পড়বে আপনার রেপুটেশনে । এবং তার উপর নির্ভর করবে আপনার ইমেইল ইনবক্সে পৌছাবে কিনা ।
দ্রুত ইমেইল পাঠানো – আপনি যদি সিঙ্গল প্রসেস দিয়ে ইমেইল পাঠান তাহলে সেটা স্লো হবেই । ইমেইল দ্রুত পাঠাতে চাইলে মাল্টিপল থ্রেড ব্যবহার করুন । যেসব ল্যাঙ্গুয়েজে মাল্টি থ্রেডিং এর সুযোগ নেই সে সব জায়গায় একাধিক প্রসেস রান করুন । প্রথমেই আপনার সব ইমেইল এ্যাড্রেস কোন একটা মেসেজ কিউতে স্টোর করে নিন । আমি ব্যক্তিগতভাবে আয়রন এমকিউ ব্যবহার করি । আপনি চাইলে রেডিসও ব্যবহার করতে পারেন । এরপর একটা প্রোগ্রাম লিখে ফেলুন যেটা এই কিউ থেকে ইমেইল গুলো পিক করবে আর তাদের ইমেইল করে দিবে ।
এ্যানালিটিক্স ও মনিটরিং – আপনার ইমেইল গুলো ইনবক্সে পৌছায় কিনা সে বিষয়ে নজর রাখুন । ইমেইল ওপেন রেট ও ক্লিক রেট খেয়াল করুন । এগুলো কমতে থাকলে প্রয়োজন মত আপনার ইমেইলগুলোর কন্টেন্ট বা টেম্প্লেট পরিবর্তন করুন । ওপেন এবং ক্লিক রেট ভালো থাকা খুবই জরুরী ।
ইমেইল এ্যাড্রেস ভেরিফাই করে নিন – অনেক সময় দেখা যায় ব্যবহারকারীরা ইনভ্যালিড ইমেইল এ্যাড্রেস দিয়ে সাইন আপ করে । এই ধরনের এ্যাড্রেসে ইমেইল করে আপনার ডেলিভারি রেইট কমে যাবে, অনেক সময় রেপুটেশনও আক্রান্ত হয় । তাই প্রথমবার ইমেইল করার আগে অবশ্যই “Kickbox” বা “Email Oversight” এর মত সার্ভিস গুলো ব্যবহার করে ইমেইল এ্যাড্রেস ভেরিফাই করে নিন ।
ইউআরএল ব্র্যান্ডিং করুন – সম্ভব হলে ইমেইলে পাঠানো সব লিংক এর ইউআরএলই আপনার ডোমেইনে যাতে যায় সেদিকে লক্ষ্য রাখা । আমাদের সিস্টেমে আমরা নিজেদের ইউআরএল শর্টেনার ডেভেলপ করে নিয়েছি এই কাজের জন্য ।
আমার ডেভেলপ করা ইমেইল প্লাটফর্মটি বর্তমানে প্রতিদিন দুইবার প্রায় ২ লক্ষ ইমেইল সেন্ড করে, ৩০ মিনিটের মধ্যে । অর্থাৎ সারাদিনে আমরা প্রায় ৪ লক্ষ ইমেইল এ্যালার্ট পাঠাই । এছাড়াও নানা ধরনের প্রমোশনাল ইমেইল ডেলিভার করা হয় আর ১ লাখের মত । ইমেইল কিউ করা এবং পাঠানোর জন্য আমরা এ্যামাজনের ইসি-টু ব্যবহার করি । ইমেইল গুলো স্টোর করা হয় আয়রন এমকিউ তে । আমাদের ডেডিকেটেড ক্লাস্টার আছে ওদের প্রেমিজে । প্লাটফর্মটি ডেভেলপ করা পাইথন থ্রি-তে । লগিং এবং মনিটরিং এর জন্য আমরা ইএলকে ব্যবহার করি । বড় ধরনের সমস্যা হলে অটোম্যাটিক্যালি স্ল্যাকে নোটিফিকেশন আসে ।
রিসোর্সের লিস্ট ইমেইলের জন্য – https://mandrillapp.com/, https://sendgrid.com/, https://www.mailgun.com/ ইমেইল ভেরিফিকেশন – https://kickbox.io/, https://emailoversight.com/ আয়রন এমকিউ – https://www.iron.io/platform/ironmq… ইএলকে – https://www.elastic.co/webinars/int…
Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s